CERTIFICATION QUALIOPI

Le cycle de certification QUALIOPI

Audit de surveillance,
entre le 14e et le 22e mois*
du cycle à distance
ou sur site**
– planification
– réalisation
– émission d’un rapport
– décision de certification

Demande de certification
ou de renouvellement

Cycle de 3 ans

OPPORTUNITÉ 2020

pour les personnes ayant
obtenu leur certification avant le
31 décembre 2020
la durée du cycle initial est
exceptionnellement étendue à
4 ans

Attribution du certificat
pour 3 ans

Audit sur site portant sur
le respect des exigences
du référentiel QUALIOPI
– planification
– réalisation
– émission d’un rapport
– décision de certification

Le cycle de certification QUALIOPI La certification Référentiel National Qualité (RNQ) QUALIOPI s’étend sur un cycle de 3 années composé d’un audit initial et d’un audit de surveillance à mi-parcours (pour s’assurer que les exigences du référentiel Qualiopi sont toujours appliquée)..  L’audit de renouvellement a lieu au bout de 3 ans (4 ans pour les entités ayant obtenu leur certificat avant le 1/1/2021).

*entre le 14e et le 28e si certification obtenue avant le 1er janvier 2021.

**L’audit de surveillance est réalisé sur site si :
– signalements conformes aux règles de réclamations
– résultats d’une analyse de risque issue de l’audit précédent
– pour les organismes multi-sites, échantillonnage sur un ou plusieurs(à l’initiative du certificateur) et en fonction des deux cas précités.

La certification QUALIOPI s’obtient à l’issue d’un audit de certification (si réussie).  

Votre organisme doit donc commander une prestation d’audit QUALIOPI auprès d’un certificateur accrédité ou autorisé. 

Le ou les certificateurs que vous consulterez devront vous adresser au minimum.:

  • un contrat de prestation et/ou un devis.
  • un dossier de candidature (ou recevabilité) 
  • les règles de fonctionnement ou « programme de certification »

Une fois votre dossier de candidature validé par le certificateur,  le contrat/devis signé par les 2 parties pour cadrer la prestation, les règles acceptées par vos soins, vous pourrez prétendre à vous présenter à l’audit selon les modalités et dates (mêmes lointaines) que vous aurez définis ensemble.

Un audit prend du temps et engendre des coûts, bien le préparer pour ne pas avoir à le repasser est essentiel, soyez prêt !

Pour obtenir la certification Qualiopi, les  PAC ( prestataire d’actions concourant au développement des compétences) doivent se rapprocher d’un organisme de certification accrédité par le Cofrac (Comité français d’accréditation) ou d’une instance de labellisation, s’ils y sont éligibles.

La liste des certificateurs autorisés à délivrer Qualiopi est disponible sur le site du Ministère du travail et celle des instances de labellisation sur le site de France compétences.

Certains d’entre eux n’ont pas encore obtenu l’accréditation COFRAC mais sont temporairement autorisés à délivrer la certification QUALIOPI, dans l’attente de se faire évaluer par le Cofrac. D’autres ont déjà validé cette étape et obtenu leur accréditation.

Le 1er organisme de certification accrédité pour délivrer la certification Qualiopi l’est depuis fin 2019.

L’audit QUALIOPI doit être vécu comme une opportunité de faire progresser son organisme, de le valoriser. Considérer son certificateur comme un allié et non comme un punisseur, établir une relation de confiance est important.

Le choix de l’organisme certificateur est primordial.

Si tous sont accrédités (ou autorisés) pour délivrer la certification QUALIOPI , évaluent selon le même référentiel, se doivent de rester factuels et justes; chacun des organismes de certification possède cependant ses propres valeurs et engagements,  et sa propre pratique.

Aussi, il est intéressant de regarder:

  • Souplesse
    • Disponibilités des auditeurs aux dates souhaitées
    • Possibilité d’audit à distance
  • Rassurance
    • Transparence et Clarté du process et de l’offre (offre sans surprise,…)
    • Réactivité
    • Taille et organisation et donc capacité à accompagner les petits OF …mais aussi les plus gros
    • Auditeurs de qualité (parcours de qualification, expérience…), facilité des échanges pendant l’audit
  • Facilité des démarches
    • Pédagogie des documents transmis
    • simplification des démarches (dépôt de dossier en ligne, suivi de la certification en ligne…)

  • Qualité du Service Client : écoute, joignabilité tout au long du cycle de certification
  • Historique de l’OC, ses références

Les durées d’audit sont imposées et définies selon

  • Le nombre de site concernés
  • Le chiffre d’affaires relatif à l’activité de formation (le CA retenu est celui du dernier bilan pégagogique et financier disponible)
  • Les catégories d’action pour lesquelles l’OPAC (Organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences) souhaite être certifié

 CA
(en euros)
DURÉE
DE
BASE
L.6313-1-1°
FORMATION
PROFESSIONNELLE
L.6313-1-2°
BILAN DE
COMPÉTENCES
L.6313-1-3°
VALIDATION
DES ACQUIS DE
L’EXPÉRIENCE
L.6313-1-4°
APPRENTISSAGE
ECHANTILLONNAGE
DE SITES
Initial générique/
Renouvellement
CA < 150 0001 jour+ 0 jour+ 0 jour+ 0 jour+ 0,5 jour

+ 0,5 jour par site
échantillonné

150 000 ≤ CA <
750 000
1 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour
CA ≥ 750 0001,5 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour+ 1 jour
Initial aménagéCA < 750 0000,5 jour+ 0 jour+ 0 jour+ 0 jour+ 0,5 jour
CA ≥ 750 000+ 0,5 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour
SurveillanceCA < 750 0000,5 jour+ 0 jour+ 0 jour+ 0 jour+ 0,5 jour
CA ≥ 750 0001 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour+ 0,5 jour

Les tarifs dépendent de la durée de l’audit nécessaire.

Une attention particulière est à porter sur éventuels frais parfois cachés (audit complémentaire sur devis, ….)

Lors de l’audit : une réunion d’ouverture aura lieu avec l’auditeur et les personnes de votre équipe participant au projet, rappelant notamment le périmètre de l’audit, le planning prévu.

Tout au long de l’audit, des éléments de preuve seront demandés pour vérifier la conformité avec le référentiel.

Lors de la réunion de clôture : l’auditeur portera constats des points forts et des non-conformités, mineures ou majeures. 

A l’issue de l’audit : un rapport de restitution sera adressé apportant la décision de certification. S’il existe des non-conformités, l’organisme de formation dispose alors de 3 à 6 mois pour proposer un plan d’action et mettre en place des actions correctives.

La continuité des actions correctives, la mise en place de nouvelles actions pourront être vérifiées lors des audits suivants.

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